Privacy Beleid


PRIVACY BELEID – BEAUTIFUL SPORTS

 

1. ALGEMEEN

 

1.1 De SRL Beautiful Sports – (« BS », « de SRL » of « wij ») is een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid die de amateursport in al zijn vormen wil bevorderen.

 

1.2 Voor de toepassing van de GDPR is BS de verantwoordelijke voor de verwerking.

 

Onze volledige contactinformatie vindt u hieronder :

Drève des Weigélias 29

1170 Watermael-Boitsfort

BCE 0772.546.206

Email : info@beautifulsports.be 

 

Als u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of als u uw rechten op grond van de GDPR wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via e-mail op : info@beautifulsports.be 

 

1.3 Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming Nr. 2016/679 van 27 April 2016 (« GDPR ») en de Belgische gegevensbescherming wetten, waaronder de wet van 30 Juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.

 

1.4 Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door BS. Wanneer we onze activiteiten uitoefenen of wanneer u de websites van BS (de « Site(s) ») of de door BS ontwikkelde apps gebruikt om de organisatie en het goede verloop van de races en evenementen te vergemakkelijken (de « Applicatie(s) »). Dit beleid vertelt u hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, wat wij ermee doen en voor welke doeleinden. Het vertelt u ook welke rechten u heeft en hoe u deze kunt uitoefenen.

 

1.5 Dit privacybeleid is alleen van toepassing op « persoonlijke informatie » of « persoonsgegevens » in de zin van de GDPR, met uitzondering van statistische resultaten die als geaggregeerde en anoniem gemaakte gegevens door BS.

 

De « persoonsgegevens » of « persoonlijke gegevens » worden gedefinieerd als gegevens met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon, hetzij direct of indirect en (i) die u zelf aan ons verstrekt of (ii) die wij aan u toekennen om u in staat te stellen gebruik te maken van onze diensten, of (iii) die gegenereerd worden door uw gebruik van onze diensten of door uw activiteit op onze site.

 

1.6 BS wil de aandacht van Teamleiders (zoals gedefinieerd in artikel 2) vestigen op het feit dat zij een medeverantwoordelijke rol zullen vervullen bij het verzamelen van gegevens van deelnemers aan hun team wanneer ze de inschrijvingsgegevens van hun teamleden verzamelen. In dit kader zullen Teamleiders dezelfde verplichtingen dragen als SIBP.

 

2. OP WIE IS DIT PRIVACYBELEID VAN TOEPASSING ?

 

2.1 Dit beleid is gericht op de volgende categorieën betrokkenen :

  • de deelnemers aan evenementen georganiseerd door BS (de « Deelnemers ») ;
  • de teamleiders, captains, coaches en teammanagers van een team dat deelneemt aan BS-evenementen (de « Teamleiders ») ;
  • de contactpersonen van onze partners, en leveranciers (de « Leveranciers ») ;
  • de vrijwilligers ;
  • bezoekers van onze website (de « Bezoekers »);
  • alle mensen die contact met ons opnemen via onze website of ons e-mailadres (de « Betrokkenen »).

 

3. WELKE GEGEVENS WIJ VERWERKEN EN VOOR WELKE DOELEINDEN ?

 

3.1 ALS U EEN DEELNEMER OF TEAMLEIDER BENT

 

Wij verwerken de volgende gegevens voor de Deelnemers en Teamleiders :

  • uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, bijnaam, geboortedatum, geslacht, STRAVA-identificatie, STRAVA-profielfoto’s, land, stad) ;
  • uw contactinformatie (postadres, e-mail, telefoon, contact nummer voor noodgevallen) ;
  • uw bankgegevens (bankrekening en kredietkaart) ;
  • gegevens over uw team, uw deelname aan onze activiteiten ;
  • de gegevens met betrekking tot uw activiteiten, resultaten en fysieke prestaties (naam van de activiteit, dag en uur van de activiteit, afgelegde tijd, snelheid, afstand, type activiteit, looptijd, resultaten en informatie met betrekking tot een segment, route, ranglijsten, enzovoort, gezamenlijk aangeduid als « Hardloop- en Prestatiegegevens ») ;
  • de gegevens met betrekking tot uw fysieke prestaties en gezondheid (vermogen, hartslag, trapfrequentie, gezondheidstoestand, enzovoort, aangeduid als « Prestatiegegevens ») ;
  • de beelden (foto’s en videos) en geluidsopnamen genomen van u op onze evenementen ;
  • soortgelijke informatie verzameld door een Teamleider voor de leden van zijn team.

 

Deze gegevens kunnen worden verzameld door BS :

 

  • rechtstreeks bij de Deelnemer ;
  • via de Teamleider van de Deelnemer ;
  • via een derde partij zoals STRAVA, die tot doel heeft om op basis van de toestemming van de Deelnemer diens Hardloop- en Prestatiegegevens te verzamelen (de « Sportprestatie-applicatie(s) »). De Deelnemer moet zijn privacy-instellingen op de Sportprestatie-applicatie aanpassen om BS in staat te stellen toegang te krijgen tot deze gegevens, in overeenstemming met de aangegeven privacy-instellingen en dit privacybeleid.

 

Video’s, foto’s en geluidsopnamen worden ook gemaakt door private leveranciers met inachtneming van de AVG en het recht op afbeelding van elke deelnemer.

 

Wij gebruiken de bovenstaande gegevens om :

  1. Zorgen voor het goede verloop van de evenementen georganiseerd door BS ;
  2. Zorgen voor de informatie en promotie van de evenementen ;
  3. De geschiedenis en herinnering van de evenementen voortzetten.

 

3.2 ALS U VRIJWILLIGER BENT

 

Wij verwerken de volgende gegevens : ​

  • uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum);
  • uw contactgegevens (e-mail, telefoon) ;
  • gegevens om voor uw diensten te betalen (bankgegevens, postadres, nationaal register) ;

 

Wij gebruiken de bovenstaande gegevens om :

  1. de overeenkomst die u met ons bent aangegaan of wenst aan te gaan, te sluiten en uit te voeren ;
  2. voldoen aan onze wettelijke verplichtingen ;

 

3.3 ALS U EEN PARTNER OF MEDECONTRACTANT BENT

 

Wij verwerken de volgende gegevens : ​

  • uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam) ;
  • uw contactinformatie (postadres, e-mail, telefoon) ;
  • uw factureringsinformatie ;
  • uw beroepsgegevens (bedrijf, functie, website, enz.) ;

 

Wij verwerken uw gegevens met het oog op de uitvoering van het met ons gesloten commerciële contract.

3.4 ALS U EEN BEZOEKER BENT OF EEN GEÏNTERESSEERDE

 

Wij verwerken de volgende gegevens : ​

  • uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum) ;
  • uw contactinformatie (e-mail, telefoon) ;
  • de inhoud van uw bericht ;
  • via cookies verzamelde informatie in overeenstemming met het cookiebeleid ;

 

Wij verwerken uw gegevens met het oog op :

  1. contact met u op te nemen wanneer u uw contactinformatie hebt achtergelaten om aanvullende informatie over onze diensten te verkrijgen (toestemming) ;
  2. om het gebruik van onze website zo efficiënt en comfortabel mogelijk te maken (verzamelen van statistieken) en om onze IT-systemen te beschermen tegen aanvallen en andere illegale activiteiten (zie Cookiebeleid) ;

 

4. OP WELKE JURIDISCHE GRONDSLAG VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS?

 

De juridische grondslagen voor verwerking zijn als volgt :

 

  • Voor Deelnemers en Teamleiders: de uitvoering van het contract dat voortkomt uit de inschrijving van de deelnemer voor een evenement, het gerechtvaardigd belang van elke deelnemer en van BS voor het goede verloop van de race en/of het evenement, de toestemming van de deelnemer wanneer hij BS toestemming geeft om STRAVA-gegevens te verzamelen en om foto’s, video’s en geluidsopnamen van zijn deelname aan een evenement te maken.

 

  • Voor Leveranciers en Vrijwilligers: de uitvoering van het contract.

 

  • Voor Bezoekers en Geïnteresseerden: het gerechtvaardigd belang van BS voor het goede functioneren van haar site en activiteiten in het kader van een verzoek om contact op te nemen.

 

  • Voor de Pers: het gerechtvaardigd belang van SIBP voor de promotie van haar activiteiten.

 

5. HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS ?

 

Uw gegevens worden door ons bewaard gedurende de tijd die nodig is om het contract te voltooien, om het contract uit te voeren of om onze contractuele relatie op te volgen.

 

Wij verwijderen uw persoonsgegevens zodra het doel waarvoor deze zijn verzameld en verwerkt niet meer bestaat en binnen de volgende termijnen :

 

  1. De gegevens die worden verwerkt in het kader van de uitvoering van een (toekomstig) contract worden actief bewaard gedurende de tijd die nodig is voor de uitvoering van het contract of voor de opvolging van onze contractuele relatie en worden vervolgens gearchiveerd gedurende de wettelijke verjaringstermijn van 10 jaar, alvorens ze definitief worden gewist op het einde van de verjaringstermijn of op het einde van de eventuele gerechtelijke procedure.

 

  1. De gegevens van personen die contact met ons hebben opgenomen voor precontractuele maatregelen die niet leiden tot het sluiten van een overeenkomst of om aanvullende informatie te verkrijgen, worden opgeslagen en na 2 jaar gewist indien deze personen binnen deze termijn geen verdere actie hebben ondernomen.

 

  1. De informatie die tijdens uw bezoek aan onze website wordt verzameld, wordt gewist in overeenstemming met het cookiebeleid.

 

6. AAN WIE KUNNEN UW GEGEVENS WORDEN DOORGEGEVEN ?

 

De leden van ons personeel hebben toegang tot uw gegevens op een strikt « need-to-know » basis en met als doel de hierboven beschreven doeleinden te waarborgen.

 

Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan onze leveranciers, onderaannemers en professionele dienstverleners, die diensten verlenen waarbij in onze opdracht gegevens worden verwerkt. Deze partijen mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken om hun taken uit te voeren en binnen de grenzen van onze instructies.

 

Voor zover onze leveranciers en onderaannemers in landen buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn, ziet BS erop toe dat passende voorzorgsmaatregelen en veiligheidsmaatregelen worden getroffen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te garanderen. Specifiek zal BS ervoor zorgen dat de volgende voorzorgsmaatregelen worden genomen :

  • het land waarnaar de persoonsgegevens worden doorgegeven, van de Europese Commissie een passend besluit heeft ontvangen krachtens Artikel 45 van de GDPR en de overdracht binnen de werkingssfeer van dat passend besluit valt ;
  • met de ontvanger van de persoonsgegevens een contract heeft gesloten dat de modelcontractbepalingen voor de bescherming van persoonsgegevens bevat die door de Europese Commissie krachtens Artikel 47 van de GDPR zijn vastgesteld ;

 

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan overheidsinstanties of andere derde partijen wanneer de wet dit vereist of wanneer dit nodig is om onze wettelijke belangen te beschermen en te verdedigen.

 

Afgezien van deze hypotheses deelt BS geen van uw persoonlijke gegevens, al dan niet gepseudonimiseerd, mee aan derden.

 

7. WAT ZIJN DE VEILIGHEIDSMAATREGELEN VAN BS ?

 

BS verbindt zich er in de eerste plaats toe om uw gegevens te verwerken met inachtneming van het principe van gegevensminimalisatie, dat wil zeggen door alleen de gegevens te verwerken die nodig zijn om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken, en alleen in de mate die noodzakelijk is om deze te waarborgen. Als voorbeeld, wanneer u uw toestemming geeft aan BS om uw gegevens te verzamelen via een Sportprestatie-applicatie, maken we alleen gebruik van dit toegangsrecht gedurende de periode die nodig is om de rangschikking van de betreffende race of gebeurtenis te waarborgen, rekening houdend met de dagelijkse beperkingen voor het verzamelen van gegevens. Op dezelfde manier worden alleen de strikt noodzakelijke gegevens om de beschreven doeleinden te bereiken, gepubliceerd op de Websites, Applicaties en sociale netwerken van BS.

 

Om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging en ongeoorloofde toegang of manipulatie, heeft BS zowel technische als organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen.

 

Dit betekent enerzijds dat ons computersysteem is uitgerust met back-up-, filter- en firewallsystemen om uw persoonsgegevens te beschermen, en anderzijds dat onze werknemers bewust zijn gemaakt van de risico’s van gegevensinbreuken en zijn opgeleid om op de juiste manier met uw persoonsgegevens om te gaan, en dat toegang tot uw persoonsgegevens alleen wordt verleend aan bevoegde personen in het kader van de uitvoering van hun taken.

 

8. UW RECHTEN

 

De GDPR geeft u de volgende rechten, die u kunt uitoefenen door een e-mail te sturen naar: info@beautifulsports.be.

 

Toegangsrechten : indien toegestaan door de wet, heeft u het recht te vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken en welke persoonsgegevens over u worden verwerkt. Wanneer u cliënt bent, kunt u via het ledengedeelte van het BS-platform toegang krijgen tot de meeste persoonsgegevens die door onze diensten worden verwerkt.

 

In ieder geval zal een eventueel verzoek om toegang alleen worden ingewilligd indien BS op basis van de informatie waarover zij beschikt, in staat is u met zekerheid te identificeren. Elk verzoek om toegang tot uw gegevens moet vergezeld gaan van een kopie van uw identiteitskaart.

 

BS heeft 30 dagen de tijd om op uw verzoek te reageren, te rekenen vanaf het moment dat BS in het bezit is van alle informatie die nodig is om aan uw verzoek te voldoen.

 

Recht op rectificatie : u ons kunt vragen uw onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren en/of aan te vullen.

 

Wanneer u cliënt bent, kunt u in de ledenruimte van het BS-platform reeds een aantal van uw persoonlijke gegevens corrigeren en/of aanvullen. U kunt uw persoonlijke informatie bijwerken via « uw account » : (1) om de juistheid te bevestigen van de persoonlijke informatie die wij over u hebben verzameld; (2) om uw persoonlijke informatie bij te werken.

 

Recht op verwijdering: onverminderd de wettelijke bewaartermijnen van Artikel 5, kunt u ons vragen uw persoonsgegevens te verwijderen, met name wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt, of wanneer u uw toestemming voor de verwerking ervan heeft ingetrokken en er geen andere rechtsgrondslag voor de verwerking is.

 

Recht om verwerking te beperken : onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om een beperkte verwerking te verzoeken, in welk geval uw persoonsgegevens, met uitzondering van de opslag ervan, alleen met uw toestemming door BS kunnen worden verwerkt of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een recht in rechte, voor de bescherming van de rechten van derden of om zwaarwegende redenen van algemeen belang.

 

Recht op gegevensoverdraagbaarheid : Indien technisch mogelijk, hebt u het recht ons te vragen uw persoonsgegevens aan een andere voor de verwerking verantwoordelijke over te dragen.

 

Recht van bezwaar : U hebt altijd het recht om u, zonder opgave van redenen en kosteloos, te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct-marketingdoeleinden. In het bijzonder kunt u zich op elk moment uitschrijven voor de u toegezonden nieuwsbrieven door de daartoe voorziene link in elke e-mail of advertentie te activeren of door ons een verzoek hiertoe te sturen op het adres : info@beautifulsports.be info@beautifulsports.be

 

Recht om uw toestemming in te trekken : indien de verwerking van uw persoonsgegevens uitsluitend op uw toestemming is gebaseerd, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, met dien verstande dat de intrekking van uw toestemming niet van invloed is op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden, of van de verwerking die op een andere grondslag dan uw toestemming is gebaseerd.

 

Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit : Indien u van mening bent dat uw rechten in verband met de verwerking waaraan u bent onderworpen door BS niet zijn gerespecteerd, kunt u een klacht indienen op het volgende adres : info@beautifulsports.be, of, indien het probleem niet op bevredigende wijze wordt opgelost, aan de bevoegde Gegevens Beschermings Autoriteit. info@beautifulsports.be​

 

9. SOCIALE NETWERKEN EN VERWANTE WEBSITES

 

U vindt links naar sociale media op onze websites en applicaties. Ze bieden u toegang tot onze verschillende netwerken. Sociale media zoals Twitter, Instagram en Facebook kunnen informatie verzamelen over uw internetactiviteit. Het wordt aanbevolen om de privacy- en cookiebeleidsregels van elk van deze sites en sociale netwerken te controleren om precies te begrijpen hoe ze uw informatie gebruiken en om te weten hoe u deze informatie kunt weigeren of verwijderen.

 

10. WIJZIGINGEN IN DIT BELEID

 

BS behoudt zich het recht voor dit beleid zonder voorafgaande kennisgeving aan te passen of te wijzigen. In dat geval zal BS de wijzigingen op deze pagina publiceren, samen met de datum van de herziening. Het gewijzigde Privacybeleid zal vanaf die herzieningsdatum van kracht zijn. Het is uw verantwoordelijkheid om het Beleid te controleren telkens wanneer u deze website bezoekt.

 

Als wij uw e-mailadres hebben en wij uw persoonsgegevens nog steeds verwerken, zullen wij u ook elektronisch op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen in dit privacybeleid.